Afstemmingsoverleg
Last updated
Last updated
In het Afstemmingsoverleg komen de Team Captains samen de Canvas Board, om risico’s en maatregelen te bespreken. Het Afstemmingsoverleg wordt georganiseerd nadat alle teams de Workshop Maatregelen hebben afgerond.
Het maken van afdelingsoverstijgende afspraken over risicobehandeling, prioriteiten, maatregelen, acties en actiehouders, meetmethoden en streefgetallen (beoogde effectiviteit).
Deze afspraken worden vastgelegd in een Risicobehandelplan, dat afgetekend wordt door het Canvas Board.
Dit Risicobehandelplan vormt de grondslag voor een implementatieplan.
Bij het Afstemmingsoverleg zitten de volgende partijen aan:
de Team Captains
het
een Facilitator
De Team Captains presenteren de risico's namens hun teams, het Canvas Board neemt besluiten, de Facilitator leidt het overleg.
De teams hebben in de workshops risico’s geïdentificeerd en ondergebracht in één van de vier categorieën:
Beheersen
Overdragen
Accepteren
Vermijden
Er zijn ook risico’s waaraan ze een lagere prioriteit hebben toegekend en waarvoor nog geen behandelstrategie is gekozen. Deze risico’s willen ze doorschuiven naar een volgende cyclus.
De Team Captains vragen akkoord van het Canvas Board op de voorgestelde risicobehandeling.
Tevens wordt bekeken hoe een risico relevant is voor andere teams en of men samen op kan trekken in bepaalde maatregelen (of dat een ander team een betere oplossing heeft).
De vraagstelling van de Team Captains richting het Canvas Board is voor de verschillende categorieën als volgt.
Te beheersen risico’s: deze risico’s kan en wil het team zelf aanpakken. Het team wil hiervoor een toezegging dat de benodigde tijd en middelen besteed mogen worden.
Over te dragen risico’s: het team wil dat deze risico’s aangepakt worden, maar kan dat niet zelf. Men vraagt een toezegging dat een ander team/afdeling maatregelen zal treffen (met een concreet tijdspad).
Het Risk Board kan in beide gevallen besluiten dat een risico geaccepteerd wordt. Dit kan frustrerend zijn voor het betreffende team, maar geeft wel duidelijkheid over verantwoordelijkheden m.b.t. het risico en de eventuele gevolgen ervan.
Te accepteren risico’s: het team is van mening dat een risico acceptabel is (of dat het simpelweg praktisch niet mogelijk of haalbaar is maatregelen te treffen). Men vraagt van het Canvas Board de bevestiging dat het risico acceptabel is.
Te vermijden risico’s: het team wil het risico vermijden door bijv. een bepaalde activiteit te staken of een stuk techniek niet meer te gebruiken. Het team vraagt hiervoor akkoord.
Risico’s om later op te pakken: het team is van mening dat een risico lagere prioriteit heeft, en wil de behandeling daarvan doorschuiven naar een volgende cyclus. Ook hier vraagt met akkoord van het Canvas Board.
Team Captain A presenteert zijn grootste risico met bijbehorende analyse. De anderen geven aan of ze hetzelfde risico hebben genoteerd: ze bespreken en komen overeen over een gemeenschappelijke naamgeving en analyse. Daarna presenteert Team Captain B haar grootste risico, enzovoorts.
Het is mogelijk dat twee teams hetzelfde risico identificeren, maar met een significant verschil in risicoscore (waarschijnlijkheid of impact) of voorgestelde behandeling. In dat geval bespreken ze de overwegingen die tot de scores hebben geleid. Als waarschijnlijkheid of impact inderdaad verschillend zijn, overweeg dan verschillende behandelingsstrategieën voor elk team.
Als er veel risico's besproken moeten worden, moet dit op een bepaalde manier beperkt worden, bijvoorbeeld alleen hoog scorende risico's, beperkte duur van de sessie, stoppen wanneer je het maximale aantal implementeerbare risico's voor deze Canvas-cyclus hebt bereikt.
Het afstemmingsoverleg zorgt voor verrijking en correcties. Van belang is dat de Teams hun eigen risico’s moeten kunnen herkennen, weten dat ze gehoord en gehonoreerd zijn. Tegelijkertijd kan het zijn, dat een deel van ‘hun’ risico’s geaccepteerd wordt, terwijl dat niet hun voorkeur heeft, of er juist maatregelen geïmplementeerd gaan worden voor risico’s die zij acceptabel achtten. Of dat er andere of meer maatregelen getroffen gaan worden.
Het resultaat van het Afstemmingsoverleg is het, door het Canvas Board afgetekende Risicobehandelplan. Dit bevat afdelingsoverstijgende afspraken over risicobehandeling, prioriteiten, maatregelen, acties en actiehouders, meetmethoden en streefgetallen (beoogde effectiviteit).
Het Risicobehandelplan vormt de grondslag voor een implementatieplan.
Projectplanning en -bewaking vallen buiten de scope van de Canvas Methode en kunnen ingericht worden in de systemen die de organisatie daarvoor heeft.
Het is aan te raden om voor iedere maatregel een eigenaar vast te stellen (‘Control Owner’), die verantwoordelijk is voor de implementatie en documentatie van de maatregel, inclusief de effectiviteitsmeting.